Vous devez remettre des notes de cours aux étudiants? Deux options se présentent à vous : soit préparer avant le début de la session, un recueil de photocopies complet (méthode document), avec toutes les notes de cours qui seront utilisées au courant de la session, ou remettre les notes de cours photocopiées au fur et à mesure du déroulement de la session (méthode carton). C’est cette deuxième option qui est la plus répandue.
Le prix de vente des notes de cours inclut les coûts d’impression, les droits d’auteur ainsi que les frais de gestion de la Coopsco Granby.
Méthode document
Ce document (minimum 25 pages), est vendu aux étudiants à la Coopsco Granby. Il est important d’évaluer précisément le nombre de recueils à produire et de s’assurer que les étudiants se les procurent (certains n’achètent pas le recueil et utilisent les notes de cours d’un collègue de classe). Tous les documents non vendus par la Coopsco sont facturés au département concerné.
- Commande auprès du service de l’imprimerie
Pour utiliser cette méthode, il suffit de déposer la totalité du document au service de l’imprimerie (ou de l’envoyer par courriel à imprimerie@cegepgranby.qc.ca) et de préciser qu’il s’agit d’un document qui sera vendu à la Coopsco. Le plan de cours et les examens doivent être exclus du recueil de photocopies puisque le Cégep a l’obligation de les fournir gratuitement aux étudiants.
Cette méthode peut être employée en début ou en cours de session.
- Commande auprès de la Coopsco
En plus de faire votre demande de photocopies au service de l’imprimerie, il est important de ne pas oublier de commander votre recueil de photocopies à la Coopsco (commande de notes de cours).
Méthode carton
Par cette méthode, l’enseignant distribue les documents polycopiés en classe. Toutefois, les étudiants ont l’obligation de faire l’achat d’un « carton de photocopies » à la Coopsco Granby, en début ou en cours de session.
- Commande auprès du service de l’imprimerie
Vous privilégiez cette formule? La première étape consiste à obtenir un numéro de carton, avant le début de la session, pour chacun de vos cours, en adressant une demande par courriel à imprimerie@cegepgranby.qc.ca.
Dans l’objet du courriel, il est préférable d’inscrire Demande de no de carton.
Le contenu du message doit spécifier les informations suivantes :
- Titre et numéro du cours
- Nombre de copies estimé
- Nombre d’étudiants inscrits au cours
Il est possible de faire plus d’une demande de numéro de carton dans le même courriel ; il suffit de séparer chaque demande par un espace.
Le plan de cours et les examens doivent être exclus du calcul du nombre de copies estimé puisque le Cégep a l’obligation de les fournir gratuitement aux étudiants.
Une fois la demande traitée, l’opérateur du service de l’imprimerie envoie une confirmation par courriel du numéro de carton pour chacun de vos cours. C’est ce numéro que vous devez inscrire lorsque vous complétez votre réquisition de photocopies (pour plus d’information sur les réquisitions de photocopies, veuillez consulter la section Service de l’imprimerie).
Étant donné qu’il est souvent difficile de déterminer, en début de session, le nombre exact de photocopies à remettre aux étudiants, sachez qu’il est possible de faire une deuxième demande de numéro de carton en cours de session, dans l’éventualité où le nombre estimé initialement était insuffisant. Vous devez alors faire la même démarche auprès du service de l’imprimerie et aviser les étudiants qu’ils doivent se procurer un nouveau « carton de photocopies » à la Coopsco.
- Commande auprès de la Coopsco
En plus de faire votre demande de carton au service de l’imprimerie, il est important de ne pas oublier de commander votre carton de photocopies à la Coopsco (commande de notes de cours).
- Preuve d’achat
Les enseignants demandent généralement aux étudiants d’apporter la preuve d’achat du « carton de photocopies » lors du 2e cours. La Coopsco imprime et remet aux étudiants un duplicata de facture pour chaque « carton de photocopies » acheté.
Il est aussi recommandé que vous conserviez une copie de cette preuve et de demander à l’étudiant d’y inscrire son nom si ce dernier n’est pas déjà imprimé sur la facture (membres de la Coopsco). Ceci vous permettra d’effectuer un meilleur suivi auprès des étudiants et de faire les rappels requis au besoin. Cela évite également que les étudiants s’échangent les factures entre eux, sans nécessairement faire l’achat du « carton de photocopies ». Un enseignant peut refuser de remettre les notes de cours à un étudiant qui n’a pas fait l’achat du « carton de photocopies ».
- Pour les curieux…
Pourquoi utiliser le terme « carton de photocopies » s’il n’y a pas de carton? C’est qu’auparavant, les étudiants faisaient réellement l’achat d’un carton sur lequel étaient indiqués le titre et le no du cours, le nom de l’enseignant, etc. Cependant, afin, entre autres, d’économiser le papier, le choix a été fait en 2011 de remettre des factures plutôt que des cartons. Le format a été modifié, mais l’expression est restée bien ancrée…
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